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注意举止
1。 打电话时,不要把电话夹在脖子上,也不要趴着、仰着、坐在桌角上,更不要把双腿高架在桌子上。
2。 不要以笔代手去拨号。
3。 话筒与嘴的距离保持在3厘米左右,嘴不要贴在话筒上。
4。 挂电话时应轻放话筒,不要用力一摔,这样很可能会引起对方不快。
5。 不要骂骂咧咧,更不要采用粗暴的举动拿电话撒气。
礼仪专家特别提示
谁先挂电话?
商务电话中,原则上应该由打来电话的一方先挂断电话。放下话筒时,务必注意轻放。
挂断电话的方法不可轻视。将话筒胡乱抛下,这是对接听电话一方的极大不敬。电话被挂断之前,对方一直都把听筒贴在耳朵上听着,“喀哒”一声巨响,会使对方心情不悦。
礼貌耐心接电话
接听电话最重要的是注意三点,一是要及时接听,铃响不要超过三声;二是要有礼貌,要自报家门,并向对方问候;三是要有耐心,对打错电话者不要训斥。
此外,接听电话时还有以下一些方面的礼仪需要注意。
第二声铃响接电话
电话铃声响起后,应尽快接听。但也不要铃声才响过一次,就拿起听筒,这样会令对###得很突然,而且容易掉线,一般应在第二声铃响之后立即接听。电话铃声响过许久之后才接电话,要在通话之初向对方表示歉意。
在礼貌问候对方之后,应主动报出公司或部门名称以及自己的姓名,切忌拿起电话劈头就问:“喂,找谁?”同样,来电话的人需要留话也应以简洁的语言清晰地报出姓名、单位、回电号码和留言。结束电话交谈时,通常由打电话的一方提出,然后彼此礼貌地道别。无论什么原因电话中断,主动打电话的一方应负责重拨。
礼仪专家特别提示
“稍候片刻”是多久?
如果跟对方说:“请稍候片刻。”这“片刻”若超过了30秒,会让打来电话的人觉得时间过得很慢,容易引起对方的不快。
注意语调
用清晰而愉快的语调接电话,能显示出说话人的职业风度和可亲的性格。虽然对方无法看到你的面容,但你的喜悦或烦躁仍会通过语调流露出来。打电话时语调应平稳柔和,这时如能面带微笑地与对方交谈,可使你的声音听起来更为友好热情。千万不要边打电话边嚼口香糖或吃东西。
从自己这方来说,都希望对方声音清晰、吐字清楚、速度适中。但有时没有注意到自己讲话的声音非常小,有的发音还不太清楚。如果是电话的原因,应及时换个电话,以免总是听不清楚,会引起对方不满。
分清主次
接听电话时不要与其他人交谈,也不能边听电话边看文件、电视,甚至是吃东西。
在会晤重要客人或举行会议期间有人打来电话,可向其说明原因,表示歉意,并承诺稍后联系。
接听电话时,千万不要不理睬另一个打进来的电话。可向正在通话的一方说明原因,要其稍候片刻,然后立即去接另一个电话。待接通之后,先请对方稍候,或过一会儿再打进来,随后再继续刚才正在接听的电话。
礼仪专家特别提示
电话中怎样说清事情?
要讲的事需从结论说起,将要点简洁无误地告诉对方,说话逻辑要清楚。遇有数字或专用词汇,应重复述说,避免出差错。
接电话时,要以“你好,某某公司”开始。商务电话只有在确认信号好坏时才会说“喂”,其他场合,均为禁例。
及时回复电话留言
在商业投诉中,投诉不能及时回电话是最为常见的。为了不丧失每一次商务机会,有的公司甚至作出对电话留言须在一小时之内答复的规定。一般应在24小时之内对电话留言给予答复,如果回电话时恰遇对方不在,也要留言,表明你已经回过电话了。如果自己确实无法亲自回电,应托付他人代办。
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