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第6部分(第2页)

恰当地使用电话

在美国,你可以通过电话向一个素不相识的人推销商品,而在欧洲、拉美和亚洲国家,电话促销或在电话中长时间地谈生意会难以让人接受。发展良好商务关系的最佳途径是与客户面对面地商谈,而电话主要用来安排会见。当然一旦双方见过面,再用电话往来就方便多了。

代接电话要细心

在工作场合接听来电时,有时会遇到这样的情况:需要接听电话的人不在,自己成为代接者。代接、代转电话时,要注意以礼相待、尊重隐私、传达及时等问题。

代接电话时,首先要告诉打来电话的人,他要找的人不在,然后才可以问他系何人,所为何事,这个顺序绝对不能颠倒。

以礼相待

接电话时,不要因为对方所找的人不是自己就显得不耐烦,以“他人不在”来打发对方。即使被找的人真的不在,也应友好地答复:“对不起,他不在,有什么需要我转达的吗?”

礼仪专家特别提示

代接电话时如何询问?

代接电话时,首先要礼貌地告诉对方,所找的人不在,然后才能问对方是何人,所为何事,绝对不能将这一顺序颠倒。

尊重隐私

代接电话时,不要询问对方与所找之人之间的关系。如果对方要找的人离自己较远,不要大声召唤。别人通话时,不要旁听,不要插嘴。当对方希望转达某事给某人时,千万不要把此事随意扩散。

记忆准确

对方要找的人不在时,应向其说明,询问对方是否需要代为转达。如对方有此请求时,应照办。对方要求转达的具体内容,最好认真做好笔录。对方讲完后,应重复验证一遍,以免误事。记录的电话内容包括通话者单位、姓名、通话时间、通话要点、是否要求回电话以及回电话的时间等等。

及时传达

代接电话时,先要弄清楚对方是谁,要找谁。如果对方不愿讲第一个问题,不必勉强。对方要找的人不在,可据实相告,然后再询问对方“有什么事情”。注意,这二者的先后次序不能颠倒。答应对方代为传话,就要尽快落实,不要把自己代人转达的内容,托他人转告。

礼仪专家特别提示

如何转接电话?

接到转给别人的电话,一定要按下保留键后再转过去。因为即使用手捂紧话筒,自己这边的讲话声音也会传出去,对方有可能听到。即使接电话的人近在咫尺,也要习惯性地先按下保留键,然后再将电话转移给他。

对对方的称呼一定要用敬语,讲话时态度要谦恭热情。休息时间如果有电话打进来,四周的人注意不要大声喧哗。

2。拨打手机礼仪:随时的沟通,随时的礼仪

使用手机时,更应讲究礼仪。

别把手机当饰物

携带移动通信工具,应将其放在适当的位置,总的原则是既要方便使用,又要合乎礼仪。

手机放置的常规位置

(1)可以放在随身携带的公文包内。

(2)可以放在上衣口袋内,尤其是上衣内袋中,但注意不要影响衣服的整体外观。

(3)不要在不使用时将其握在手里,或是将其挂在上衣口袋外面。

暂放位置

有时不方便把手机放在上述的常规位置时,可以稍作变通。

(1)在参加会议时,可将手机暂交给秘书或会务人员代管。

(2)与人坐在一起交谈时,可将手机放在手边、身旁、背后等不起眼的地方。

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